Nguyễn Minh Trí

Sắp xếp tài liệu công việc khoa học

Posted by nguyenminhtri on 09/12/2010

Người ta thường nói “cách sắp xếp tài liệu và công việc sẽ nói lên tính cách và hiệu quả công việc của bạn”. Bàn làm việc lộn xộn cùng một loạt công việc cần làm nhưng không biết việc gì làm trước, việc gì làm sau, thể hiện rằng hiệu quả làm việc của bạn chưa tốt. Để khắc phục căn bệnh này, bạn có thể tham khảo một số kinh nghiệm dưới đây.

Chọn công cụ lập kế hoạch hợp lý

Bạn có thể dùng nhiều phương tiện hiện đại để lập lịch làm việc như sử dụng máy tính với phần mềm chuyên dụng (Microsoft Schedule); lịch để bàn điện tử; ghi nhớ thông tin vào máy điện thoại di động; ghi vào lịch để bàn Tuy vậy, tất cả những thứ đó vẫn chưa thay thế được phương pháp truyền thống, rất đơn giản và hiệu quả, đó là: một cuốn sổ và một chiếc bút.

Gạch đầu dòng những việc bạn sẽ làm và sau khi đã thực hiện thì lấy bút gạch đi. Lịch làm việc là vật bất ly thân của bạn, nó theo bạn mọi nơi, mọi lúc. Hơn nữa, nếu chỉ dùng máy tính, bạn sẽ trở nên rất phụ thuộc vào nó – mất điện, trục trặc phần mềm hay virus là điều không thể tránh được.

Rèn luyện óc tổ chức

Hãy tự đặt cho mình ba câu hỏi sau:

Bạn có biết chìa khóa xe máy hiện tại của bạn đang nằm chính xác ở đâu không?

Bạn có biết 9 giờ sáng ngày mai bạn sẽ làm gì hay không?

Bạn có nhớ được hết ngày sinh của mọi người trong gia đình hay không?

Nếu bạn trả lời là: không hoặc không biết thì bạn chưa có óc tổ chức công việc. Giải pháp đơn giản: rèn luyện. Bạn nên viết ra tất cả những việc sẽ phải làm và làm theo những gì đã viết. Sắp xếp một không gian làm việc của riêng mình sao cho mọi vật dụng trong phòng làm việc cũng như trong gia đình đều có mục đích của nó. Nếu một vật dụng tồn tại không có mục đích trong tầm mắt của bạn thì tốt nhất xếp chúng ra chỗ khác.

Sắp xếp lại tài liệu trong máy tính

Bạn hãy thiết lập hệ thống thư mục lưu giữ tài liệu một cách hợp lý, thuận tiện giúp bạn có thể nhanh chóng truy xuất khi cần. Tổ chức thư mục theo dạng hình cây là một trong những cách rất hiệu qủa.

Trong từng thư mục bạn lại tổ chức thành các tệp dữ liệu. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. Bạn phân chia nhỏ thành càng nhiều thư mục con càng tốt chứ không nên nhét hết tất cả các tệp vào My documént. Để dễ nhớ nên ghi lại các thư mục, các tệp tài liệu để dễ tìm hơn.

Sắp xếp bàn làm việc

Có nhiều người thường để bàn làm việc bừa bộn, đầy những tài liệu mà không được sắp xếp theo bất kỳ nguyên tắc nào. Do vậy, khi tìm kiếm rất vất vả và hậu quả đương nhiên là mọi thứ lại thêm một lần “lộn tùng phèo”. Để tránh tình trạng này, bàn làm việc nên được sắp xếp gọn gàng và ít tài liệu trên đó. Mọi thứ bạn cần như văn phòng phẩm bạn phải đặt sao cho dễ lấy, dễ sử dụng.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng công việc

Có bốn phương pháp cơ bản:

  • Đánh số độ khẩn cấp: việc rất gấp đánh sô (1), việc bình thường đánh số (2), việc không đánh số (3).

  • Dùng bút để đánh dấu công việc: Việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc bình thường dùng bút xanh, việc có thể làm sau dùng bút đen.

  • Phân loại các giấy tờ công việc vào các cặp tài liệu có màu khác nhau. Việc khẩn cấp cho vào cặp màu đỏ; việc bình thường cho vào cặp màu xanh; việc không gấp cho vào cặp màu đen. Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, dần dần các sếp sẽ biết được ám hiệu đó để xử lý ngay những việc khẩn cấp.

  • Dùng các phương pháp kỹ thuật để xác định thời gian phải hoàn thành công việc: có nhiều phương pháp nhưng điển hình là phương pháp dùng sơ đồ Găng.

Ngoài ra, bạn cũng nên xác định đâu là việc quan trọng. Đây là một việc khó, đòi hỏi nhà quản lý phải có sự nhạy cảm đặc biệt có thể xác định được những việc có khả năng nảy sinh rắc rối. Nhà quản lý tồi hay đi vào những công việc chi tiết mà cấp dưới có thể làm được trong khi lơ là, bỏ qua những việc quan trọng.

Hãy biết từ chối nếu sếp giao quá nhiều việc

Nếu bạn đã có quá nhiều việc, nếu sếp giao thêm việc sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc thì bạn nên tế nhị từ chối. Nhiều khi người quản lý đánh giá nhân viên qua hiệu quả công việc chứ không phải qua số lượng công việc.

Cảnh giác với các phương tiện “giết thời gian”

Mọi vật dụng và phương tiện làm việc dù hiện đại đến đâu thì đều có tính hai mặt. Internet mang lại nhiều tiện ích cho cuộc sống, tạo ra một cuộc cách mạng thực sự nhưng cũng là cái bẫy thời gian. Nếu bạn say mê thì nó sẽ ngốn không biết bao nhiêu thời gian của bạn và cuối cùng bạn không có thì giờ để làm những việc khác.

Ngày cuối tuần “nhớ thăm em”

Cuối tuần, với khoảng 15 phút sắp xếp lại tài liệu sẽ giúp bàn làm việc của bạn sáng sủa hẳn. Muốn vậy, bạn hãy trả lời ba câu hỏi sau: Bạn có cần tài liệu này không? Bạn đã dùng tài liệu này chưa? Tài liệu này có ích không?

Nếu câu trả lời là: Không hoặc không biết thì hoặc bạn cho luôn tài liệu đó vào thùng rác hoặc bạn cho vào một “khu đệm” để lúc nào có thời gian thì phân loại, sử dụng tiếp hay quyết định vứt bỏ.

Bạn hãy thử xem. Bạn sẽ thấy những biện pháp đơn giản ấy có hiệu quả không ngờ.

Theo Tạp chí Nhà Quản Lý

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: